Prowadzisz biznes w swoim mieszkaniu? Poniższy artykuł może Cię zainteresować. Otóż przedsiębiorca, który prowadzi firmę w mieszkaniu rozliczy w podatkowych kosztach część wydatków na jego utrzymanie.
Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest fakt, że każdy lokal mieszkalny można przeznaczyć na potrzeby działalności gospodarczej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie trzeba też wydzielać konkretnej powierzchni, na przykład jednego pokoju, na potrzeby firmy. Jedyna trudność to rozliczenie kosztów prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu. Wszystko dlatego, że część kosztów ma charakter prywatny, a tylko część wydatków związanych jest z prowadzoną działalnością i tylko one mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Przepisy nie precyzują, w jaki sposób należy wydzielić koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu lub domu. Jak wiadomo, na koszty działalności rachunkowej w lokalu mieszkalnym składają się wydatki na czynsz, media, opłaty za Internet i telefon. Do tego mogą dochodzić koszty związane z zakupem wyposażenia, z remontami, a nawet ze spłatą kredytu hipotecznego.
Fiskus potwierdza, że właściciel domowej firmy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na czynsz, prąd, wodę i ogrzewanie, jak również odsetki od kredytu hipotecznego, nawet wówczas, gdy nie ma wydzielonego gabinetu i na działalność wykorzystuje różne pomieszczenia. Natomiast na podatniku spoczywa obowiązek wyliczenia, jaki procent mieszkania jest przeznaczony na biznes i koszty rozliczać proporcjonalnie.
Do Dyrektora Izby Skarbowej z wnioskiem o interpretację indywidualną wystąpił doradca podatkowy mający jednoosobową działalność gospodarczą. Prowadzi ją w mieszkaniu, które należy do niego i do jego małżonki. Nie ma wydzielonego gabinetu, na potrzeby biznesu wykorzystuje pokój, w którym jest sprzęt biurowy, toaletę, kuchnię oraz korytarz. Te pomieszczenia są też używane na cele prywatne, przedsiębiorca nie może więc wyliczyć dokładnie firmowej powierzchni. Szacunkowo określił, że wynosi ona 30 % całego lokalu. W tej części chce rozliczać wydatki na mieszkanie (czynsz, energia elektryczna, media, woda, ogrzewanie) oraz odsetki od kredytu na jego zakup w podatkowych kosztach.
Przedsiębiorca informuje, że swoje usługi wykonuje zdalnie za pomocą komputera i telefonu, wyposażonych w różne narzędzia, np. służące do udziału w telekonferencjach. Podkreśla, że w mieszkaniu ma dobre warunki do skupienia, może również spotykać się w nim z klientami. W przyszłości planuje prowadzić z mieszkania zdalne szkolenia. To wszystko każe zakładać, że lokal jest mu potrzebny do prowadzenia biznesu. Wydatki na jego utrzymanie są więc związane z działalnością i można je zaliczyć do kosztów.
Fiskus, stanowisko ujęte we wniosku podatnika o wydanie interpretacji indywidualnej, ocenił jako prawidłowe. Przyznał, że wydatki na czynsz, energię, wodę oraz inne media są kosztem w części przypadającej na zajmowaną na potrzeby działalności powierzchnię lokalu – w tym wypadku 30 %. W tej proporcji należy też rozliczyć w kosztach odsetki od kredytu (vide: interpretacja nr 0115-KDIT3.4011.777.2023.3.KP).
Na podobnym stanowisku stanął fiskus w sprawie radcy prawnego. Również i On, prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w mieszkaniu. Nie wydzielił w nim gabinetu, na firmowe potrzeby wykorzystuje kilka pomieszczeń. Informuje, że nie jest w stanie dokładnie wyliczyć, jaka część mieszkania służy celom prowadzenia firmy. Przyjął więc szacunkowo, że jest to 30 proc. W takiej proporcji chce zaliczać do kosztów wydatki na utrzymanie lokalu (czynsz, energia, woda, inne media oraz odsetki od kredytu). Jak to miało miejsce w przypadku interpretacji indywidualnej w omawianej wyżej sprawie doradcy podatkowego, również i w tej sytuacji, fiskus podzielił stanowisko podatnika (vide: interpretacja nr 0112-KDIL2-2.4011.642.2023.1.MC).
Koszty związane z uzyskaniem przychodu może też rozliczyć informatyk, który wyliczył, że na potrzeby działalności wykorzystuje 80 % sypialni, 25 % salonu z aneksem kuchennym oraz połowę korytarza i łazienki. W sumie wyszło mu, że na potrzeby prowadzenia firmy używa 36,5 % mieszkania i to w takiej proporcji może rozliczać wydatki na eksploatację lokalu (czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz) – (vide: interpretacja nr 0115-KDIT3.4011.70.2019.1.AK).
Przyjrzeć również należy się sprawie, w której były wątpliwości co do tego, jak liczyć firmową powierzchnię. Z zapytaniem do fiskusa wystąpił informatyk, który ma biuro w domu. Mieszkalna powierzchnia budynku wynosi 126 mkw., w tym biuro to 15 mkw. Część techniczna (garaż i kotłownia) ma niecałe 54 mkw. Do tego wszystkiego dochodzi jeszcze poddasze o powierzchni 116 mkw.
Jak obliczyć proporcję wydatków? Przedsiębiorca twierdzi, że wydatki można rozliczać w kosztach w części, w jakiej biuro przypada na powierzchnię mieszkalną (czyli wychodzi około 12 %). Jego zdaniem w wyliczeniu nie uwzględnia się garażu, kotłowni i poddasza.
W tym wypadku mamy do czynienia z mniej korzystnym dla podatnika sposobem rozliczenia kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej, wydatki związane z uzyskaniem przychodu, mogą być kosztem w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię biura zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej do całej powierzchni nieruchomości, czyli z uwzględnieniem również części technicznej oraz poddasza. W omawianym przypadku będzie można rozliczyć niewiele ponad 5 proc. wydatków (vide: interpretacja nr 0112-KDIL2-2.4011.757.2022.3.MC).
Przenosząc powyższe na grunt regulacji prawnych, warto przywołać kilka z nich. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
– pozostawać w związku przyczynowo – skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
– nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
– być właściwie udokumentowany.
Powołany przepis wskazuje, że przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. Z zasadą tą skorelowane są przepisy ustanawiające reguły potrącania wydatków w określonym czasie.
Stwierdzenie, że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszty uzyskania przychodów, stanowi bowiem niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętych przychodów.
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodów to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast kosztami służącymi zabezpieczeniu źródła przychodów są koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.
Zwracam przy tym uwagę, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodami uzyskanymi z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów – każdorazowo spoczywa na podatniku.
Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów”, przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem że wykaże, że świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami a możliwością uzyskania przychodów trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika.
